Salvando, abrindo e convertendo arquivos

Ao final desta aula, você será capaz de:

1. Diferenciar Salvar de Salvar Como e usar os atalhos de cada um.
2. Ativar o AutoSalvamento e recuperar arquivos não salvos.
3. Abrir pastas de trabalho recentes, fixadas e arquivos CSV/TXT.
4. Escolher o formato certo (XLSX, XLSM, CSV, PDF etc.) e converter entre eles.

Introdução

Um arquivo do Excel é chamado de pasta de trabalho e pode conter várias planilhas (as abas na parte inferior). Saber salvar no lugar e no formato certos evita três problemas comuns: perder horas de trabalho, não conseguir abrir o arquivo em outro computador e enviar ao cliente uma planilha que ele não consegue ler.

Todas as operações desta aula começam na guia Arquivo, que abre o chamado modo Backstage: uma tela cheia com as opções Novo, Abrir, Salvar, Salvar Como, Imprimir, Compartilhar e Exportar.

Dica: os atalhos variam conforme o idioma do Excel. No Excel em português, Ctrl+B salva e Ctrl+A abre. No Excel em inglês, são Ctrl+S e Ctrl+O. A tecla F12 (Salvar Como) funciona em ambos.

1. Salvando arquivos

Salvar grava as alterações no mesmo arquivo; Salvar Como cria uma cópia com outro nome, local ou formato.

Salvando pela primeira vez

1. Clique em Arquivo > Salvar Como (ou pressione F12).
2. Escolha o local: OneDrive (nuvem), Este PC ou Procurar para abrir uma pasta específica.
3. Digite um nome descritivo, por exemplo Orcamento_2026_v1.
4. Confira o Tipo (por padrão, Pasta de Trabalho do Excel (*.xlsx)).
5. Clique em Salvar.

Boas práticas de nome: evite acentos e caracteres como / \ : * ? ” < > |, use data ou versão no nome e prefira sublinhado a espaços.

AutoSalvamento e AutoRecuperação

O AutoSalvamento (botão no canto superior esquerdo) grava cada alteração em tempo real, mas só funciona com arquivos salvos no OneDrive ou SharePoint. Já a AutoRecuperação guarda uma cópia temporária em intervalos regulares, para casos de queda de energia ou travamento.

Para ajustar o intervalo: Arquivo > Opções > Salvar > Salvar informações de AutoRecuperação a cada X minutos (o padrão é 10; para trabalhos importantes, use 5).

Atenção: a AutoRecuperação não substitui o Salvar. Ela é uma rede de segurança, não um backup.

2. Abrindo arquivos

A forma mais rápida de reabrir um arquivo é pela lista de Recentes; para os demais, use Arquivo > Abrir > Procurar.

Formas de abrir uma pasta de trabalho

• Recentes: Arquivo > Abrir mostra os últimos arquivos usados. Clique no ícone de alfinete para fixar um arquivo no topo da lista.
• Procurar: abre o Explorador de Arquivos para navegar até qualquer pasta (atalho Ctrl+A no Excel em português, Ctrl+O em inglês).
• OneDrive/SharePoint: acessa arquivos da nuvem e compartilhados com você.
• Clique duplo: no Explorador de Arquivos, um clique duplo em um arquivo .xlsx já abre o Excel.

Modo de Exibição Protegido

Arquivos baixados da internet ou recebidos por e-mail abrem em Modo de Exibição Protegido, somente leitura, com uma barra amarela no topo. Clique em Habilitar Edição apenas se confiar na origem do arquivo.

Abrindo arquivos CSV e TXT

Abrir um CSV com clique duplo pode bagunçar acentos, datas e zeros à esquerda (um CEP como 01310-100 pode virar número). O caminho seguro é importar:

1. Abra uma pasta de trabalho em branco.
2. Vá em Dados > Obter Dados > De Arquivo > De Texto/CSV.
3. Selecione o arquivo e clique em Importar.
4. Confira a Origem do Arquivo (use 65001: Unicode (UTF-8) se os acentos aparecerem errados) e o Delimitador (vírgula ou ponto e vírgula).
5. Clique em Carregar.

Recuperando arquivos não salvos

Se o Excel fechou sem salvar, vá em Arquivo > Informações > Gerenciar Pasta de Trabalho > Recuperar Pastas de Trabalho Não Salvas. Abra a versão encontrada e use Salvar Como imediatamente.

3. Formatos de arquivo e conversão

Converter um arquivo no Excel é simplesmente usar Salvar Como e escolher outro Tipo; o original permanece intacto.

Convertendo para outro formato

1. Abra o arquivo e vá em Arquivo > Salvar Como (F12).
2. Escolha a pasta de destino.
3. Na lista Tipo, selecione o novo formato (por exemplo, CSV UTF-8 (Delimitado por vírgulas)).
4. Clique em Salvar e leia com atenção qualquer aviso sobre perda de recursos.

Exportando para PDF

Use Arquivo > Exportar > Criar Documento PDF/XPS. Em Opções, escolha se o PDF terá apenas a seleção, a planilha ativa ou a pasta de trabalho inteira. Antes de exportar, confira o resultado em Arquivo > Imprimir para evitar colunas cortadas.

Modo de Compatibilidade

Ao abrir um arquivo .xls, o Excel mostra [Modo de Compatibilidade] na barra de título e desativa recursos novos. Para atualizar, vá em Arquivo > Informações > Converter. O arquivo passa a .xlsx e ganha o limite moderno de 1.048.576 linhas e 16.384 colunas.

4. Atividade prática (15 minutos)

O aluno cria uma planilha simples e a salva em quatro formatos diferentes, marcando cada etapa concluída.

• Abra o Excel, crie uma pasta de trabalho em branco e digite em A1:C4 uma lista com Produto, Quantidade e Preço (3 produtos).
• Na célula D2, crie a fórmula =B2*C2 e copie até D4.
• Salve como Vendas_Aula1.xlsx em uma pasta chamada Curso Excel.
• Altere uma quantidade e salve com o atalho (Ctrl+B ou Ctrl+S). Observe que o nome do arquivo não muda.
• Use Salvar Como para criar Vendas_Aula1.csv (CSV UTF-8). Leia o aviso exibido.
• Feche o CSV, reabra-o e verifique: a fórmula da coluna D ainda existe?
• Abra novamente o .xlsx pela lista de Recentes e fixe-o no topo.
• Exporte o arquivo como Vendas_Aula1.pdf.
• Salve uma cópia como Vendas_Aula1.xls e repare no Modo de Compatibilidade.